Funktionen on Phonalisa

Alle Funktionen auf einen Blick

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Auf dieser Seite befindet sich die komplette Übersicht über alle verfügbaren Funktionen (über 270) der Phonalisa IP-Telefonanlage. Bitte beachten Sie, dass einzelne Funktionen nur in der Phonalisa Enterprise Version freigeschalten sind. Details zu den einzelnen Versions-Modellen finden Sie in der Preis- und Versionsübersicht.

Hier geht´s zu den Phonalisa Preisen und Versionen

Schnellzugriff

Die grundlegenden Funktionen

Das Phonalisa Dashboard

Die Voice-Mailbox

Das Adressbuch mit UC-Funktionen

Der Kalender

Die Statistiken

Meine Telefone

Grundlegende Funktionen

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Alle Telefoniefunktionen herkömmlicher Telefonanlagen

Makeln (wechseln) zwischen mehreren Anruf-Teilnehmern

Schalten Sie bei mehreren Anrufern einfach hin und her. Der gehaltene Anrufer hört jeweils Wartemusik.

Weiterleiten von Gesprächen

Leiten Sie Anrufe an interne Nebenstellen oder externe Rufnummern weiter. Dies können Sie auch tuen bevor Sie den Anruf angenommen haben.

"Blind" weiterleiten oder Weiterleiten mit Rückfrage

Sie können Anrufe „blind“ an eine andere Rufnummer/Nebenstelle weiterleiten – ohne vorher nachzufragen. Sie können aber auch die andere Stelle davon in Kenntnis setzen und zuerst Rücksprache halten – dann den Anrufer weiterleiten.

Benutzerverwaltung

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Benutzer im Phonalisa Telefonsystem

Egal für welche Versionsgröße vom Phonalisa Telefonsystem Sie sich entscheiden, die Anzahl der registrierten Benutzer ist immer unbegrenzt.

Ein Benutzer ist ein Teilnehmer des internen Telefonsystems. Benutzer können einer Gruppe zugewiesen werden, können sich als Agenten registrieren und noch vieles Weiteres. Der Administrator kann auch die Zugriffsberechtigung auf einzelne GUI-Module für bestimmte Benutzergruppen sperren.

Jeder Benutzer erhält einen eigenen Benutzernamen, dieser dient u.a. für die Verwendung in URL´s wie E-Mails und Jabber (Instant Messenger)
Mit dem hinterlegten Passwort kann sich der Benutzer an der Weboberfläche anmelden, seinen AB abhören oder sich an seinem CTI-Client anmelden
An die E-Mail Adresse werden u.a. Sprachnachrichten oder Faxe übermittelt.
Zu welcher Gruppe der Benutzer gehört kann ebenfalls im Benutzersystem angegeben werden

Mehr über das Phonalisa Gruppensystem…

Gruppen- und Berechtigungssystem

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Einfache Konfiguration

Über die Phonalisa Weboberfläche können Sie ganz schnell und einfach beliebig viele Gruppen anlegen und bearbeiten.
Jede Gruppe kann eine eigene Durchwahl bekommen, um Sie für interne und externe Telefonate erreichbar zu machen.
Sie können pro Gruppe eine Haltemusik-Titelliste festlegen, einen zentralen Abwurfplatz definieren, einen Faxkopftext und eine Faxkopfrufnummer hinterlegen und ob die Gruppe das Billing (Abrechnungssystem) benutzen darf.
Benutzer können aus einer Drop-Down-Box zur Gruppe hinzugefügt oder entfernt werden.

Vollflexibles Rufumleitungssystem für Gruppenanrufe

Ähnlich wie das Rufumleitungssystem für Benutzer, können Sie auch flexibel die Anrufe für Gruppen umleiten.
Dabei können Sie unterscheiden, ob die Anrufe im Besetztfall, bei Timeout oder bei Aktivierung der Nachtschaltung umgeleitet werden sollen.
Die Ziele sind frei definierbar. Sie können interne Nebenstellen, andere Gruppen, Sprachmenüs, Warteschlangen oder Rufgruppen auswählen.

Die Gruppen-Berechtigungen

Die Einstellmöglichkeiten des Berechtigungssystem sind umfangreich.
Zu den Berechtigungen zählen die Sudo-Funktion, die Monitor-Funktion, die Pickup-Funktion, die Statistik-Funktion, die Intercom-Funktion und die Mithör-Funktion.
Die Funktionen sind jeweils auf die eigene Gruppe und auf die Mitglieder der anderen Gruppen anwendbar.
So können Sie z.B. bei aktivierter Pickup-Funktion die Anrufe von anderen Gruppenmitgliedern auf Ihr Telefon übertragen. Haben Sie die Pickup-Berechtigung auch auf eine andere Gruppe eingestellt, so können Sie sich auch die Anrufe der anderen Gruppe gezielt heranholen.

Berechtigungen auf Warteschlangen-Funktionen

Über das Gruppensystem können Sie auch einstellen, ob Sie die Statistiken einzelner oder mehrerer Warteschlangen einsehen dürfen.
So können gezielt einzelnen Benutzergruppen die Einsicht auf die Statistiken verbieten.
Weiterhin können Sie festlegen, welche Gruppe den Agenten-Monitor benutzen darf und welche nicht.

Mehr über die Phonalisa Warteschlangen…

Warteschlangen und Rufgruppen

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Die Warteschlangen und Rufgruppen verkörpern die Phonalisa Callcenter-Funktionen. Je nach dem für welche Versionsgröße von Phonalisa Sie sich entscheiden, haben Sie entweder Rufgruppen oder Warteschlangen zur Auswahl (bzw. beides in den größeren Versionen).

Hier zeigen wir Ihnen die verschiedenen Funktionen und wofür Sie Warteschlangen und Rufgruppen einsetzen können.

Einsatzgebiete

Callcenter
Anbindung von Homeoffice-Kollegen (nur bei Warteschlangen)
Hotlines und Shops
Notrufzentralen

Funktionen der Warteschlange (Kurzfassung)

Individuelle Begrüßung
Rufumleitung bei Besetzt und Leer
Strategien zur Anrufverteilung
Level und Positionen für die Agenten
Externe Agenten
frei definierbare Wartezeiten

Funktionen der Rufgruppe (Kurzfassung)

Rufumleitung bei Besetzt, Timeout und Nachtschaltung
Individuelle Wartemusik
Anrufverteilung über Klingelverzögerung

Die Phonalisa Warteschlangen

Allgemeine Einstellungen

Geben Sie Ihren Warteschlangen individuelle Namen, diese sind auch im Nachgang änderbar.
Über die hinterlegte Rufnummer können Sie die Warteschlange erreichen.
Der CID-Präfix dient zur visuellen Anzeige auf Ihrem Telefondisplay.
Auch eine Begrüßung kann hinterlegt werden, so wissen die Anrufer sofort auf welcher Warteschlange sie anrufen.
Für jede Warteschlange lässt sich eine andere Wartemusik-Titelliste hinterlegen – ganz nach Ihren Wünschen.

Warteschlangen-Strategien

Folgende Strategien stehen zur Auswahl

Rufgruppen

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Die Rufgruppen sind ab der Startup-Version verfügbar. Sie stellen die abgespeckte Version einer Warteschlange dar – bieten aber ebenfalls gewisse Call-Center Funktionen. Dazu zählen zum Beispiel die Klingelverzögerung und Rufumleitungen für verschiedene Fälle.

Allgemeine Einstellungen

Für die Rufgruppen können Sie einen Individuellen Namen und eine Beschreibung festlegen.
Über die hinterlegte Rufnummer ist die Rufgruppe von intern und extern erreichbar.
Auch die Wartemusik lässt sich pro Rufgruppe festlegen. Natürlich können Sie auch „Klingeln statt Musik“ auswählen.

Erweiterte Einstellungen

Die Umleitungsfälle sind vielfältig: So können Sie für den Fall „Timeout„, den Fall „Besetzt“ und für den Fall „Nachtschaltung“ ein Rufumleitungsziel festlegen
Als Ziel sind Benutzer, Gruppen, Rufgruppen, Warteschlangen, Sprachmenüs oder ein Manuelles Ziel auswählbar (z.B. eine Handynummer)
Die maximale Wartezeit ist die Zeit in Sekunden die vergeht bis der Anruf verworfen wird, auf die Timeout-Rufumleitung geleitet wird oder den zentralen Abwurfplatz verwendet wird.
Die Standard-Klingeldauer ist ein Wert in Sekunden und bezieht sich auf die Balken der Klingelverzögerung.
Auch für Rufgruppen lassen sich Script-Erweiterungen hinterlegen.

Benutzer und Klingelverzögerung der Rufgruppen

Die Benutzer lassen sich aus der Drop-Down Box einfach auswählen und hinzufügen.
Die Balken der Klingelverzögerung lassen sich per „Drag&Drop“ verschieben. So können Sie beliebige Anrufverteilungen anlegen und jedes Telefon so lange klingeln lassen wie Sie möchten.

Sie benötigen umfangreichere Call-Center Funktionen? Dann schauen Sie sich die vielseitigen Einstellungsmöglichkeiten der Phonalisa Warteschlangen an.

Mehr über Warteschlangen-Funktionen

Zeit- und datumsgesteuerte Anrufverteilung

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Datumswerte im Zeitprofil

In den Phonalisa Zeitprofilen lassen sich schnell und einfach Datumswerte und Zeitwerte in einem Profil anlegen. Diese Profile können dann im Rufumleitungssystem oder im Routingsystem verwendet werden. So ist es möglich Anrufe an einem bestimmten Datum oder zu einer festgelegten Uhrzeit umzuleiten bzw. auf ein neues Ziel zu routen.

Anwendungsfälle für Datumsregeln:

Urlaubsplan
Betriebsferien
Messetermine
Lieferungen
Feiertage und Ferien

Datums- und Zeitwerte können auch miteinander kombiniert werden!

UC-Funktionen

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Unified Messaging, Chat und Präsenzfunktionen

Integrierter Fax-Server

Das System bietet Ihnen einen integrierten Fax Server. Sie können einfach Faxe empfangen und versenden. Dazu benutzen Sie z.B. das Webinterface von Phonalisa oder lassen sich eingehende Faxe per EMail zustellen.

Jabber/XMPP Chat-Server

Phonalisa bietet Ihnen einen Instant Messenger Server auf Basis des weit verbreiteten XMPP/Jabber Protokolls an. Auch die Präsenzsteuerung können Sie über diesen Dienst nutzen. Es gibt unzählige Jabber Clients auf allen Plattformen die mit dem System kompatibel sind. Durch das offene und erweiterbare Protokoll ist Phonalisa sehr zukunftssicher.